Положение об отделе по документационному обеспечению аппарата Законодательной Думы Томской области

ПРИЛОЖЕНИЕ 13
Утверждено распоряжением Председателя
Законодательной Думы Томской области
от 2 мая 2012 № 112-л

1. Общие положения

Отдел по документационному обеспечению (далее – отдел) является структурным подразделением аппарата Законодательной Думы Томской области (далее – Дума).

Структурными подразделениями отдела являются: канцелярия, протокольная группа, копировально-множительное бюро.

Целью деятельности отдела является качественное и эффективное сопровождение реализации полномочий Законодательной Думы Томской области в сфере документационного обеспечения.

В своей работе сотрудники отдела руководствуются Конституцией Российской Федерации, законодательством Российской Федерации, Уставом (Основным Законом) Томской области и иными законами Томской области, Регламентом Законодательной Думы Томской области, Положением об аппарате Думы, распоряжениями Председателя Думы, руководителя аппарата Думы, а также настоящим Положением.

Сотрудники отдела взаимодействуют по вопросам, входящим в компетенцию отдела, с соответствующими структурами Администрации Томской области, должностными лицами органов местного самоуправления, а также с другими органами и организациями.

Отдел в своей деятельности подчиняется Председателю Законодательной Думы Томской области и руководителю аппарата Законодательной Думы Томской области.

2. Основные задачи отдела

Регистрация входящей и сходящей служебной корреспонденции и доставка по назначению.

Протоколирование и стенографирование собраний Думы, заседаний Совета общественных инициатив, Координационного Совета по местному самоуправлению, парламентских (публичных) слушаний и других мероприятий, проводимых Думой.

Выполнение копировальных и множительных работ.

3. Основные функции отдела

Обеспечение функционирования единой системы делопроизводства и документооборота в Законодательной Думе Томской области.

Регистрация входящих и исходящих документов в системе автоматизации делопроизводства и электронного документооборота.

Обеспечение соответствующего режима доступа к документам и использования информации, содержащейся в них.

Доставка служебных документов и корреспонденции в структурные подразделения аппарата Думы.

Организация контроля за своевременным исполнением документов в соответствии с резолюциями руководителе Думы.

Отправка писем, телеграмм, поздравительных открыток и другой корреспонденции Думы.

Регистрация проектов областных законов, вносимых в Думу, осуществление контроля за соответствием Регламенту Думы сопроводительных документов к ним. Создание (посредством сканирования) электронной версии текстов законопроектов и сопровождающих их документов, а также других документов, связанных с законодательным процессом.

Тиражирование документов на собрания Думы, Молодежного парламента Думы, для комитетов, комиссий, Совета общественных инициатив, Координационного Совета, парламентских слушаний и других мероприятий, проводимых Думой.

Брошюрование документов и информационных материалов.

Документационное обеспечение деятельности Думы, депутатов, комитетов, комиссий и аппарата Думы.

Участие в подготовке и проведении собраний Думы.

Оформление и обеспечение подписания принятых постановлений и законов Думы.

Формирование повестки собрания Думы (в т.ч. доверительной и электронной).

Протоколирование и стенографирование собраний и других мероприятий, проводимых Думой.

Подготовка протокольных поручений.

Обеспечение видеозаписи каждого собрания и хранение ее в течение созыва, затем передачи в Государственный архив Томской области.

Подготовка принятых законов и постановлений Думы.

Рассылка постановлений и законов Думы на бумажных и электронных носителях в органы исполнительной власти, местного самоуправления, предприятия, учреждения и организации, также в правовые системы «Консультант Плюс, «Гарант» и другие, согласно утвержденному руководителем аппарата перечню.

Учет (составление перечня) принятых нормативных правовых актов Думы, распоряжений Губернатора Томской области.

Участие в выпуске сборника нормативных правовых актов «Официальные ведомости Законодательной Думы Томской области» и их рассылки.

Разработка номенклатуры дел Думы, хранение, комплектование, учет и использование архивных документов, образующихся в процессе деятельности Думы, подготовка и передача их на хранение в Государственный архив Томской области, в соответствии с действующими правилами.

Регистрация обращений граждан.

Оформление командировочных документов;

Оказание депутатам и их помощникам содействия в реализации их полномочий.

Выполнение других поручений Председателя Думы и руководителя аппарата Думы.

4. Показатели эффективности деятельности отдела

Показателями эффективности деятельности отдела являются:

1) своевременная регистрация входящих и исходящих документов, доставка их по назначению;

2) качественное и своевременное выполнение копировальных и множительных работ;

3) документационное обеспечение депутатов, комитетов, комиссий и аппарата Думы;

4) протоколирование и стенографирование собраний и других мероприятий, проводимых Думой;

5) подготовка постановлений, законов, протокольных поручений для подписания в сроки, указанные в Регламенте Думы.

5. Структура и организация деятельности отдела

Непосредственное руководство отделом осуществляет начальник отдела, который несет персональную ответственность за выполнение возложенных на отдел функций и состояние исполнительской дисциплины в отделе.

Численность сотрудников и перечень должностей отдела устанавливаются штатным расписанием аппарата Думы.

Конкретные должностные обязанности, права и ответственность государственных гражданских служащих отдела определяются должностными регламентами.

Отдел осуществляет свою деятельность как самостоятельно, так и во взаимодействии с другими структурными подразделениями аппарата Думы, комитетами и комиссиями Думы, депутатами Думы, Администрацией Томской области.

Отдел вправе запрашивать и получать в установленном порядке необходимые материалы и информацию от других отделов аппарата Думы.

Отдел вправе пользоваться государственными и региональными информационными системами, банками данных, в том числе органов местного самоуправления, информацией открытых источников СМИ, а также системами связи.

Положения об отделах аппарата Законодательной Думы Томской области

Нашли ошибку? Выделите её и нажмите Ctrl+Enter
Закрыть
Оцените, насколько обращение к сайту было полезным для вас.
закрыть
Сообщение об ошибке
Орфографическая ошибка в тексте:
Отправить сообщение администратору сайта: