Положение об отделе по документационному обеспечению аппарата Законодательной Думы Томской области
Приложение
к распоряжению Председателя
Законодательной Думы
Томской области
от 25.06.2019 № 29-п
ПОЛОЖЕНИЕ
об отделе по документационному обеспечению аппарата Законодательной Думы Томской области
1. Общие положения
1.1. Отдел по документационному обеспечению (далее – отдел) является структурным подразделением аппарата Законодательной Думы Томской области (далее – Дума).
1.2. Отдел подчиняется Председателю Думы, руководителю аппарата Думы.
1.3. В своей деятельности отдел руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, нормативными правовыми актами Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Уставом (Основным Законом) Томской области, законами Томской области, постановлениями Думы, Регламентом Думы, Положением об аппарате Думы, распоряжениями председателя Думы, руководителя аппарата, а также настоящим Положением.
1.4. Отдел имеет круглую печать и штампы.
2. Основные задачи отдела
2.1. Документационное обеспечение деятельности Думы;
2.2. Обеспечение соответствия законов Томской области, иных правовых актов Думы, исходящей корреспонденции Думы требованиям русского языка, установленным требованиям к их оформлению и официальному опубликованию;
2.3. Обеспечение работы приёмных председателя Думы, руководителя аппарата Думы.
3. Функции отдела
3.1. Основными функциями отдела по документационному обеспечению деятельности Думы являются:
1) обеспечение функционирования базы данных автоматизированной системы делопроизводства и электронного документооборота (далее – система электронного документооборота «Дело»);
2) прием корреспонденции, поступающей в Думу, в том числе, на электронную почту Думы (duma@tomsk.gov.ru), на официальный сайт Думы (www.duma.tomsk.ru);
3) регистрация входящей, исходящей служебной корреспонденции в системе электронного документооборота «Дело»;
4) доставка служебных документов и корреспонденции в структурные подразделения аппарата Думы; организация доставки исходящей корреспонденции Думы по назначению, в том числе посредством специальной, фельдъегерской, факсимильной связи, электронной почты Думы;
5) протоколирование и стенографирование собраний Думы, заседаний Совета общественных инициатив, Координационного Совета по местному самоуправлению, парламентских (публичных) слушаний и других мероприятий, проводимых Думой (по поручению руководителя аппарата Думы);
6) подготовка проекта повестки собрания Думы (в т.ч. доверительной и электронной); протокольных поручений Думы;
7) вёрстка и разработка макетов для печати и электронных версий материалов к собраниям Думы, ежегодных отчетов о работе Думы и других изданий Думы; разработка макетов презентаций;
8) выполнение копировальных и множительных работ, брошюрование документов;
9) изготовление удостоверений депутатов Думы, помощников депутатов Думы, сотрудников аппарата Думы, мировых судей Томской области, иных должностных лиц, назначаемых Думой, парламентских корреспондентов, аккредитационных карточек редакций СМИ;
10) учет (составление перечня) принятых законов Томской области совместно с профильными отделами аппарата Думы;
11) организация ведения звукозаписи и (или) видеозаписи собраний Думы, Совета общественных инициатив, Координационного Совета Думы;
12) обеспечение хранения звукозаписей, видеозаписей в отделе в течение срока полномочий Думы текущего созыва и последующей передаче в Государственный архив Томской области;
13) разработка номенклатуры дел Думы, хранение, комплектование, учет и использование архивных документов, образующихся в процессе деятельности Думы, подготовка и передача их на хранение в Государственный архив Томской области, в соответствии с действующими правилами;
14) изготовление копий документов и их заверение;
15) обеспечение соответствующего режима доступа к документам и использования информации, содержащейся в них.
3.2. Основными функциями отдела по обеспечению соответствия законов Томской области, иных правовых актов Думы, исходящей корреспонденции Думы требованиям русского языка, установленным требованиям к их оформлению и официальному опубликованию являются:
1) вычитка проектов законов Томской области, постановлений Думы, распоряжений Председателя Думы, руководителя аппарата Думы, проектов договоров (соглашений), заключаемых Думой, а также исходящей корреспонденции Думы с целью обеспечения лексического единообразия различных элементов текста, устранения орфографических и пунктуационных ошибок, а также исправления недостатков смыслового и стилистического характера;
2) подготовка к подписанию (оформление) законов Томской области, постановлений Думы, а также распоряжений председателя Думы, руководителя аппарата Думы в соответствии с Инструкцией по документационному обеспечению и делопроизводству в Законодательной Думе Томской области (далее – Инструкция по документационному обеспечению);
3) направление Губернатору Томской области законов Томской области для подписания;
4) регистрация и учет постановлений Думы, распоряжений председателя Думы, руководителя аппарата Думы в соответствии с Инструкцией по документационному обеспечению;
5) хранение законов Томской области, а также постановлений Думы, распоряжений председателя Думы, руководителя аппарата Думы, определенных Инструкцией по документационному обеспечению;
6) направление нормативных правовых актов Думы для размещения на официальных интернет-порталах правовой информации; их рассылка на бумажных и электронных носителях в органы исполнительной власти, местного самоуправления, организации, а также в правовые системы «Консультант Плюс, «Гарант» и др.;
7) организация опубликования постановлений Думы в сборнике нормативных правовых актов «Официальные ведомости Законодательной Думы Томской области».
3.3. Основными функциями отдела по обеспечению работы приёмных председателя Думы, руководителя аппарата Думы являются:
1) приём поступающей на рассмотрение председателя Думы, руководителя аппарата Думы корреспонденции, проверка наличия на исходящей корреспонденции подписей исполнителей документов, а также иных лиц, визирование которыми является обязательным;
2) подготовка проектов резолюций председателя Думы, руководителя аппарата Думы на входящую корреспонденцию; внесение резолюций председателя Думы, руководителя аппарата Думы в регистрационную карточку документа в системе «Дело»;
3) ведение делопроизводства, выполнение различных операций с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений;
4) организация проведения телефонных переговоров председателя Думы, руководителя аппарата Думы, запись в его отсутствие полученной информации и доведение до его сведения ее содержание, передача и приём информации по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограмм, своевременное доведение до его сведения информации, полученной по каналам связи;
4) обеспечение рабочего места председателя Думы, руководителя аппарата Думы необходимыми канцелярскими принадлежностями; создание условий, способствующих его эффективной работе;
5) информирование заинтересованных лиц о дате и времени проведения совещаний с участием председателя Думы, руководителя аппарата Думы; организация приёма посетителей, содействие оперативности рассмотрения их просьб и предложений;
6) организация транспортного обслуживания председателя Думы, руководителя аппарата Думы, депутатов Думы, сотрудников аппарата Думы (по их заявкам).
3.4. Иные функции, выполняемые отделом:
1) участие в осуществлении закупок для обеспечения нужд Думы, необходимых для выполнения функций отдела, в соответствии с законодательством о контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг;
2) осуществление учета и хранения материальных ценностей, необходимых для выполнения функций отдела;
3) подготовка проектов правовых актов в соответствии с задачами отдела;
4) обеспечение соответствующего режима доступа к документам и использования информации, содержащейся в них;
5) оформление командировочных документов;
6) оказание депутатам и их помощникам содействия в реализации их полномочий;
7) подготовка и (или) размещение документов, информации на официальном сайте Думы в соответствии с распоряжением руководителя аппарата Думы;
8) выполнение других поручений Председателя Думы и руководителя аппарата Думы.
4. Показатели эффективности и результативности деятельности отдела
1. Своевременность регистрации входящей и исходящей документации, а также доставки исходящей корреспонденции адресатам;
2. Надежная работа системы электронного документооборота «Дело», исправное состояние компьютерной и офисной техники, находящейся в ведении отдела;
3. Качественная организация работы приёмных председателя Думы, руководителя аппарата Думы;
4. Соблюдение установленных сроков прохождения документов, поступивших в отдел, внесения отчетности в системе автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «Дело».
5. Структура и организация деятельности отдела
5.1. Непосредственное руководство отделом осуществляет начальник отдела, который несет персональную ответственность за выполнение задач и функций, возложенных на отдел.
Сотрудники отдела, обеспечивающие работу приёмных председателя Думы, руководителя аппарата Думы, непосредственно подчиняются председателю Думы, руководителю аппарата Думы соответственно.
5.2. Численность и перечень должностей сотрудников отдела определяется штатным расписанием Думы.
5.3. Квалификационные требования, права и обязанности сотрудников отдела закрепляются в должностных регламентах сотрудников отдела.
5.4. Отдел осуществляет свою деятельность как самостоятельно, так и во взаимодействии с другими структурными подразделениями аппарата Думы, комитетами и комиссиями Думы.
5.5. Отдел вправе запрашивать и получать в установленном порядке необходимые информацию и материалы от других структурных подразделений аппарата Думы.
5.6. При осуществлении своих задач и функций отдел в установленном порядке взаимодействует с исполнительными органами государственной власти Томской области, аппаратами Совета Федерации и Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, территориальными органами федеральных органов исполнительной власти, а также органами местного самоуправления муниципальных образований Томской области, другими органами и организациями.